5 podstawowych zasad efektywnego działania

Istnieje szereg rzeczy, które możesz zrobić, aby pracować skuteczniej, mieć więcej wolnego czasu i mniej stresu. Zastosowanie się do poniższych porad nie wymaga wielu wyrzeczeń – postaraj się już dziś wprowadzić w życie choć część z nich i przekonaj się, jak zadziałają.

1. Odciążaj umysł

Jak twierdzi David Allen, twórca metodologii Getting Things Done (GTD), gdy myślisz o zbyt wielu sprawach naraz, tak naprawdę nie jesteś w stanie zrobić nic konkretnego. Trudno być efektywnym, gdy myśli są rozproszone. * Rozwiązanie? Regularnie i wręcz automatycznie zapisuj wszystkie sprawy, którymi akurat się nie zajmujesz, a które osłabiają koncentrację nad wykonywaną pracą. * W tym celu potrzebujesz zaufanego systemu do łatwego zbierania i przetwarzania wszelkich:

– pomysłów,

– rzeczy do zapamiętania,

– terminów,

– ustaleń,

– rachunków do zapłacenia,

– obietnic, z których trzeba się wywiązać,

– sprawunków, które trzeba kupić,

– książek i materiałów, które trzeba przerobić do egzaminów, itp. * W metodologii GTD miejsce do przechowywania powyższych to Inbox, czyli Skrzynka Spraw Przychodzących. Ma do niej trafić wszystko, o czym myślisz – bez względu na ważność. Problem w tym, że potrzebujemy zwykle znacznie więcej niż jedną taką Skrzynkę. Rozwiązanie polega na zminimalizowaniu ich liczby oraz regularnym przeglądaniu każdej z nich. Niektóre Skrzynki są fizyczne, inne wirtualne. Do fizycznych (teczek, pudełek, szuflad) możesz wkładać wszystkie faktury, rachunki, dokumenty, które wymagają jakiegoś działania. Możesz mieć osobną na notatki i materiały, które trzeba przyswoić. * Z kolei najbardziej powszechną skrzynką wirtualną jest skrzynka mailowa. Kalendarz – najlepiej online, tak, aby można go było udostępnić współpracownikom. W nim zapisuj wszystkie wydarzenia, o których chcesz pamiętać – od urodzin znajomych, poprzez daty zaliczeń i egzaminów aż po ważne spotkania. Do zbierania pomysłów, planów, zadań do realizacji warto zastosować aplikację do zarządzania czasem i zadaniami działającą i na komputerze i na urządzeniach mobilnych – w AIESEC korzystamy z polskiego narzędzia: Nozbe. **** nozbe-app-view1

Korzystaj z tych skrzynek, aby odciążyć swój umysł i móc poświęcić 100% uwagi wykonywanemu właśnie zadaniu. W przeciwnym razie twoje myśli wciąż będą się rozpraszać. Zamiast skupić się na pisaniu pracy semestralnej, będziesz próbować nie zapomnieć, że jutro Dzień Matki, że obiecałeś komuś przetłumaczyć tekst do piątku, że musisz kupić proszek do prania i tak dalej. * Podczas pracy nad czymś ważnym wpadasz na genialny pomysł na wpis na twoim blogu? Nie pozwól, aby to przeszkodziło ci w ukończeniu aktualnego zadania. Szybko zanotuj, co trzeba, np. dodając nowe zadanie w Nozbe albo zapisując punkty na kartce i wkładając ją do przegródki z ważnymi papierami i notatkami. To samo z proszkiem do prania – nie pozwól, by Persil lub Dosia zniszczyły twój “flow” – spisz listę rzeczy do kupienia – na kartce lub w Nozbe i wracaj do pracy z wolnym umysłem. Listą zajmiesz się po zakończeniu zadania.*

2. Regularnie przeglądaj swoje sprawy

Regularne przeglądanie i porządkowanie Skrzynek to klucz do sukcesu. Nie wystarczy jednak tylko rzucić okiem na zawarte w nich sprawy. Zawsze przeglądaj “Inboksy” dokładnie, element po elemencie. I teraz najważniejsze: przy każdym od razu decyduj, co zrobić w danej sprawie tak, by nigdy nie musieć już do tego wracać. ** Jakie są najczęstsze kroki, które możesz podjąć?**

– Załatwić od razu – jeśli masz czas, chęć i zasoby (patrz niżej – zasada 2 minut).

– Przekazać osobie, która powinna lub zechce wykonać daną rzecz (np. w tym tygodniu zakupy robi twój współlokator – wyślij mu przygotowaną przez siebie listę zakupów).

– Zaplanować wykonanie – skorzystajmy z przykładu pomysłu na wpis na blogu:

jeśli wrzuciłeś/-aś luźny pomysł do Skrzynki Spraw np. w Nozbe, to teraz jest czas na doprecyzowanie: przerzuć zadanie do projektu służącego ci do zarządzania blogiem, stwórz komentarz w formie listy z poszczególnymi zagadnieniami, jakie chcesz poruszyć w artykule; może masz w zanadrzu jakieś linki na podobny temat, na które już wcześniej trafiłeś/-aś w Internecie? Dodaj je tam. Ustal też, kiedy weźmiesz się za pisanie i ile czasu to zajmie oraz na kiedy zaplanujesz publikację.

– Wyrzucić lub skasuj – wtedy, gdy uznasz, że jednak nie ma sensu angażować się wdaną sprawę lub kiedy okazuje się przeterminowana. ** Jak często przeglądać skrzynki?**

Do niektórych należy zaglądać 1-2 razy dziennie, do innych – co drugi dzień, ale wszystkie sprawdzaj przynajmniej raz w tygodniu. Jeśli w jakimś tygodniu odpuścisz, będzie się to za tobą ciągnęło przez kolejne dni i nie będziesz w stanie uzyskać 100-procentowej koncentracji. ****

3. Zasada 2 minut

*Jej propagatorem jest znowu David Allen – ojciec metodologii GTD, autor książki, która odmieniła życie wielu osób 🙂 Zasada jest tak oczywista i prosta… że często o niej zapominamy. Chodzi o to, by sprawami, których załatwienie zajmie 2 minuty lub mniej, zająć się od razu. Np. dostajesz maila i widzisz, że wymaga on tylko dwuzdaniowej odpowiedzi, zaznaczenia czegoś w kalendarzu lub wykonania szybkiego telefonu, by coś potwierdzić – zrób to od razu! Nawet jeżeli nie jest to kwestia priorytetowa. Będziesz ją po prostu mieć z głowy. Przeczytanie takiego maila, odłożenie na później, powrót do niego po jakimś czasie, ponowne przeczytanie i dopiero zareagowanie na niego zajmie dużo więcej niż 2 minuty. Zasada 2 minut pozwala oszczędzać czas i mieć większą kontrolę nad swoimi zadaniami. Zapewnia też poczucie, że “coś się zrobiło”, które stanowi dobrą motywację i źródło pozytywnej energii.***

4. Kończ rozpoczęte zadania

**Ten punkt wynika z tej samej prawidłowości, co zasada 2 minut. Wielokrotne podchodzenie do jednej sprawy, rozgrzebywanie zadań, wracanie do nich, sprawdzanie, na czym to się skończyło, ponowne zbieranie myśli i próby koncentracji to ogromna strata czasu. Nie chcesz sobie na nią pozwolić, prawda? Staraj się więc od dziś poświęcać wykonywanemu zadaniu 100% uwagi i doprowadzać go do końca**. Jeśli ci się to nie udaje, to znaczy, że zadania, jakie przed sobą stawiasz, są zbyt złożone. Zacznij rozbijać swoje cele na kilka mniejszych etapów. Zasada małych kroków, czyli dzielenie skomplikowanych zadań na kilka prostszych zawsze działa i zwiększa skuteczność wszelkich działań! Kilka porad dotyczących kończenia tego, co się zaczęło:

– Formułuj zadania tak, aby ich wykonanie nie przytłoczyło cię i zajęło tyle minut/godzin, przez ile jesteś w stanie wytrwać w pełnym skupieniu.

– Przed rozpoczęciem pracy przygotuj przestrzeń wokół siebie w taki sposób, aby wyeliminować wszelkie “przeszkadzacze” – powyłączaj powiadomienia w komputerze, dźwięk w telefonie. Jeśli musisz, sprawdź co słychać na Facebooku lub Twitterze, by nie kusiły przez najbliższe godziny. Poproś osoby, które mogą ci przeszkodzić, aby w tym czasie nie zwracały się do ciebie z żadnymi sprawami.

– Jeśli podczas pracy najdzie cię ochota na oderwanie się od niej, powtarzaj sobie: już tyle jest zrobione, jeszcze tylko trochę wysiłku, do roboty!

5. Wybierz 3 najważniejsze rzeczy na dziś

Każdego dnia warto stawiać przed sobą konkretne zadania, z których musisz lub chcesz się wywiązać. Niech będą to twoje priorytety na dziś. Zapisz je sobie, np. na liście priorytetów w Nozbe. Wykonaj je wtedy, kiedy twój umysł pracuje najefektywniej. Zaplanuj ich wykonanie krok po kroku (stwórz prostą listę etapów, przez jakie musisz przejść) i wygospodaruj tyle czasu, aby móc je zrealizowaćod początku do końca.

nozbe-priorities-view****

Rób przerwy pomiędzy kolejnymi zadaniami i nagradzaj się za ukończenie kolejnych z nich. Najlepiej pracować nad swoimi celami rano. Masz zajęcia na 8:00? Słaba wymówka 😉 Połóż się spać o godzinę wcześniej, wstań rano i miej z głowy pierwsze ważne zadania jeszcze przed rozpoczęciem wykładu. Polepszy ci to samopoczucie i doda siły i chęci do kolejnych działań. ** Planując priorytety na dziś, stosuj wspomnianą metodą małych kroków oraz staraj się je formułować wedle wytycznych S.M.A.R.T.** Każdy twój cel powinien więc być:

S = Skonkretyzowany – dokładnie wyznacz sobie, co i jakim sposobem chcesz osiągnąć.

M = Mierzalny – każdy cel musi mieć swój wskaźnik, na podstawie którego ocenisz, czy został zrealizowany.

A = Akceptowalny – realizując cel, musisz mieć pewność, że to jest na pewno to, co chcesz zrobić i że jest to twoimi przekonaniami oraz nie kłóci się z innymi rzeczami, jakie chcesz osiągnąć.

R = Realny – zasoby, jakie posiadasz (czas, wiedza, zdolności, pieniądze itp.) muszą być wystarczające do realizacji celu.

T = Terminowy – każdemu zadaniu przypisz konkretny i realny termin wykonania.

Zacznij już dziś! * Prośba: nie szukaj wymówek i spróbuj stosować powyższe zadania już od zaraz. Siądź i zaplanuj sobie cele na jutro albo wykonaj coś, co odkładałeś/-aś od tygodni. Zobacz, jakie świetne uczucie ogarnie cię, gdy zrealizujesz mały cel, który przybliży cię do realizacji jakiegoś marzenia lub dużego projektu, w który się angażujesz. * Utrzymuj porządek w swoich sprawach i notatkach, zawsze umieszczaj je w odpowiednich Skrzynkach spraw, aby nie dać się zjeść stresowi i móc wygospodarować przestrzeń na kreatywną, efektywną pracę. Kończ rozpoczęte zadania, stosuj zasadę 2 minut i planuj, aby oszczędzić czas dla bliskich lub na realizację swoich pasji.